Privacybeleid – De Turfschippers

Privacy Reglement van Shanty & Zeemanskoor De Turfschippers

(gebaseerd op de Wet Algemene Verordening Gegevensbeheer (AVG)).

In dit reglement wordt vastgelegd hoe het bestuur van Shanty & Zeemanskoor de Turfschippers omgaat met de aan haar verstrekte persoonsgegevens.

Artikel 1 – Begrippen

Het bestuur zijn de mensen die zijn gekozen en daadwerkelijk zijn ingeschreven bij de Kamer van koophandel.
Leden zijn alle betalende en niet betalende leden van de vereniging.
Onder persoonsgegevens wordt bij voorbeeld verstaan, achternaam, voornaam, geboortedatum, postadres, e-mailadres, telefoonnummer, evt. functie, datum start lidmaatschap en voornaam partner.
Onder vereniging wordt verstaan Shanty en Zeemanskoor de Turfschippers, zoals vastgelegd in de statuten van 1-9-2008 (gewijzigd 3-2-2015)
Inschrijfformulier is het inschrijfformulier voor lidmaatschap van Shanty & Zeemankoor de Turfschippers.
Het huishoudelijk Reglement is het reglement dat is vastgesteld ingevolge artikel 22 van de Statuten.
De bewaartermijn bij het bestuur geldt voor het opslaan van het papieren en digitale archief.
Het bestuur van Shanty en Zeemanskoor de Turfschippers betreft de voorzitter – penningmeester en secretaris .

Artikel 2 – Beheer van de persoonsgegevens

De in artikel 1 onder punt 3 genoemde gegevens worden door het bestuur verwerkt en beheerd.
De vereniging heeft deze persoonsgegevens nodig voor het goed kunnen besturen van genoemde vereniging en geldt voor bijvoorbeeld de volgende doeleinden:
1. Het uitnodigen voor de leden vergadering (mailadres en/of postadres)
2. Het uitnodigen voor optredens en activiteiten (mailadres en/of postadres)
3. Om bij lief en leed een kaart te kunnen versturen of attentie af te kunnen geven (postadres)
4. Om snel contact op te kunnen nemen (telefoonnummer)
5. Overige correspondentie aan leden (mailadres en/of postadres)
6. Om functionarissen aan te kunnen schrijven (bestuursfunctie)
De persoonsgegevens worden beheerd door het bestuur van de vereniging.
De gegevens worden verwerkt, aangepast en bijgehouden door de secretaris van de vereniging (dit gebeurt in het papieren en digitale archief).
Als de secretaris een back-up of export maakt, gebeurt dat op de eigen computer.

Artikel 3 – Bewaren van de persoonsgegevens

Persoonsgegevens zullen nooit op een digitale gegevensdrager zoals een USB-stick worden opgeslagen, vanwege het gevaar van verlies.
De persoonsgegevens blijven bewaard zolang de persoon lid is van de vereniging
Zodra het lid zijn lidmaatschap heeft opgezegd, zullen de persoonsgegevens binnen een jaar worden verwijderd uit de digitale ledenadministratie. Voor zover andere bestuursleden persoonsgegevens in hun bezit hebben worden deze gegeven terstond verwijderd.

Artikel 4 – Verstrekken van persoonsgegevens

Persoonsgegevens van leden worden NIET verspreid aan derden en eigen leden.
De persoonsgegevens worden desgevraagd gedeeld met de bestuursleden wanneer deze noodzakelijk zijn voor b.v. een evenement.
Bij het versturen van berichten aan een aantal leden tegelijkertijd wordt er altijd gebruik gemaakt van de BCC-optie zodat het mailadres niet zichtbaar is voor andere leden.

Artikel 5 – Rechten van een lid

Een lid kan altijd aan de vereniging vragen welke persoonsgegevens worden verwerkt en hoe ze worden opgeslagen. Uiterlijk binnen vier weken wordt inzage verstrekt in de opgenomen gegevens,
Een lid kan altijd de toestemming voor het verwerken van de gegevens intrekken.
Een lid geeft actief en ondubbelzinnig toestemming voor het verwerken en opslaan van de persoonsgegevens door op het inschrijfformulier een hokje aan te kruisen. Als een lid dit niet

Doet is er dus geen toestemming gegeven voor het verwerken en opslaan van de persoonsgegevens. Het bestuur kan dan besluiten om het lidmaatschap van het betreffende lid te beëindigen.

Artikel 6 – Beeldmateriaal

Tijdens activiteiten en/of optredens van de vereniging wordt beeldmateriaal, zoals foto’s en video-opnamen gemaakt van de koor en combo-leden.
Een lid kan aangeven dat hij/zij niet zichtbaar wil zijn op het beeldmateriaal. Dat gebeurt bij voorkeur op het moment dat begonnen wordt met het maken van foto’s of video-opnamen. Ook achteraf kan een lid kenbaar maken dat hij/zij niet wil dat hij/zij zichtbaar in beeld is.
Bij inschrijving als lid van de vereniging wordt het lid gevraagd om aan te kruisen of hij/zij toestemming verleent voor gebruik / publicatie van het beeldmateriaal waarop het lid zichtbaar in beeld is. Indient het lid geen toestemming geeft wordt al het beeldmateriaal waarop het lid zichtbaar is zoveel als mogelijk vernietigd en niet gebruikt voor publicatie.
Het beeldmateriaal zal eventueel worden gebruikt voor bijvoorbeeld nieuwsbrieven – website en uitnodigingen naar donateurs en sponsors.

Artikel 7 – Privacy beleid

Het privacy beleid is een vast agendapunt van de jaarvergadering
Tijdens de jaarvergadering zal het bestuur verslag uitbrengen.

Artikel 8 – Website

De website van de vereniging kan verwijzingen (bijv. hyperlink, button of banner) bevatten naar andere sites.
De vereniging hoeft niet automatisch verbonden te zijn met deze website of de eigenaren daarvan.
De vereniging is niet verantwoordelijk voor de naleving van de AVG door deze derden.

Artikel 9 – Datalek

Bij een grove schending van rechten van betrokkenen, zoals het lekken van gegevens, zal de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld.
Bij een slechts geringe kans op schending van rechten van betrokkenen zal de Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld (art. 33.1 van de AVG).
In alle gevallen zullen de betrokken leden direct in kennis worden gesteld.
De (secretaris of het bestuurslid dat belast is met de ledenadministratie) zal een registratie van de genomen acties bijhouden.
De vereniging stelt een protocol op hoe men dient om te gaan met een datalek.

Artikel 10 – Sancties

Overtreding van dit privacyreglement kan voor bestuursleden en leden van de vereniging betekenen dat er maatregelen worden getroffen.

Artikel 11 – Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin dit privacyreglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van dit privacyreglement beslist de verantwoordelijke.

Artikel 12 – Openbaarmaking en inwerkingtreding

Dit privacyreglement wordt verstrekt of ter beschikking gesteld aan alle leden van de vereniging. Het privacyreglement is in concept vastgesteld op 3 mei 2018.

Artikel 13 – Slotbepaling

Onverminderd het bepaalde in dit privacyreglement, zal op het verwerken van de persoonsgegevens de op 25 mei 2018 in werking getreden AVG van toepassing zijn.